ไทยEN
ทักไลน์

ระบบจัดการงานสำหรับธุรกิจที่ทำให้ทีมเห็นข้อมูลเดียวกัน

ผมช่วยรวมออเดอร์ สต๊อก ลูกค้า งานในทีม และรายงานที่กระจายอยู่หลายที่ ให้คนที่เกี่ยวข้องเปิดดูและทำงานต่อกันได้ เริ่มจากจุดที่เสียเวลาหรือผิดพลาดบ่อยที่สุดก่อน

คุยก่อนไม่มีค่าใช้จ่าย และยังไม่ต้องเตรียมสเปก

จากงานที่ต้องไล่ถาม สู่ข้อมูลที่ทีมเปิดดูได้เอง

ไม่ต้องทำทุกอย่างพร้อมกัน เลือกเรื่องที่ทำให้ทีมเสียเวลาซ้ำ ๆ ก่อน แล้ววางให้จบเป็นเรื่องเดียว

  • ตอนนี้

    ออเดอร์ที่เข้ามาหลายทาง

    ลูกค้าทักทางไลน์ โทร และสั่งหน้าร้าน แล้วต้องมาไล่จดรวมกันทีหลัง จึงตกหล่นได้ง่าย

    เมื่อจัดให้เป็นระบบ

    ระบบจัดการออเดอร์

    รวมออเดอร์จากหน้าร้าน ไลน์ โทรศัพท์ และทีมขายไว้ที่เดียว เห็นสถานะตั้งแต่รับเรื่องจนส่งมอบ

  • ตอนนี้

    สต๊อกที่ไม่ตรงกับของจริง

    ตัวเลขในไฟล์ไม่ตรงกับของจริง เพราะกว่าจะอัปเดตก็ผ่านไปหลายวัน

    เมื่อจัดให้เป็นระบบ

    ระบบสต๊อกและสินค้า

    รู้ว่าของเข้า ออก และเหลือเท่าไร ให้คนขายกับคนดูแลคลังเห็นข้อมูลชุดเดียวกัน

  • ตอนนี้

    ข้อมูลลูกค้าที่กระจายอยู่หลายที่

    ชื่อ เบอร์ และประวัติการซื้ออยู่คนละไฟล์ พอลูกค้าเก่าทักมาก็หาเรื่องเดิมไม่เจอ

    เมื่อจัดให้เป็นระบบ

    ระบบข้อมูลลูกค้า

    เก็บข้อมูลติดต่อ ประวัติการซื้อ ราคาเฉพาะราย และเรื่องที่ต้องติดตามให้ค้นเจอในที่เดียว

  • ตอนนี้

    งานภายในทีมที่ต้องไล่ถาม

    อยากรู้ว่าใครทำอะไรค้างอยู่ ต้องเดินไปถามหรือทักตามในกลุ่มทุกครั้ง

    เมื่อจัดให้เป็นระบบ

    ระบบติดตามงานในทีม

    เห็นว่าใครรับผิดชอบอะไร งานอยู่ขั้นไหน และต้องทำอะไรต่อ โดยไม่ต้องทักถามสถานะซ้ำ ๆ

  • ตอนนี้

    รายงานที่เจ้าของอยากเห็น

    อยากรู้ว่ายอดขายและของคงเหลือเป็นอย่างไร แต่ต้องรอคนรวมไฟล์ให้ก่อน

    เมื่อจัดให้เป็นระบบ

    ระบบรายงานสำหรับเจ้าของ

    สรุปยอดขาย งานค้าง ของใกล้หมด และภาพรวมที่ใช้ตัดสินใจ ให้เจ้าของเปิดดูได้เอง

ระบบควรโตตามความซับซ้อน ไม่ใช่ตามขนาดบริษัท

ร้านที่มีทีมเล็กอาจมีงานหลายขั้นตอน ส่วนบริษัทใหญ่บางแห่งอาจต้องแก้แค่จุดเดียว ผมจึงดูจากปัญหา คนที่ต้องใช้ และข้อมูลที่ต้องเชื่อมกันก่อน

  • แก้ปัญหาเฉพาะจุด

    เหมาะเมื่อมีงานหนึ่งส่วนที่เสียเวลาหรือผิดพลาดบ่อย เช่น รับออเดอร์ ออกเอกสาร หรือติดตามงาน เริ่มให้จบเป็นเรื่องก่อนโดยไม่ต้องสร้างระบบใหญ่

  • ให้ทั้งทีมทำงานร่วมกัน

    เหมาะเมื่อหลายคนต้องใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน ต้องส่งต่องาน และอยากเห็นสถานะโดยไม่ต้องถามกันทุกครั้ง

  • เชื่อมหลายส่วนให้เห็นภาพรวม

    เหมาะเมื่อออเดอร์ สต๊อก ลูกค้า และรายงานเริ่มเกี่ยวกันหลายจุด จึงต้องวางให้ข้อมูลไหลต่อกันและเจ้าของมองเห็นทั้งธุรกิจ

ธุรกิจต่างกัน ก็มีงานที่ต้องจัดการคล้ายกัน

ลองดูว่าวิธีทำงานของคุณใกล้กับกลุ่มไหน แล้วเลือกเฉพาะส่วนที่ตรงกับงานจริง

  • ขาย รับออเดอร์ และส่งของ

    รวมคำสั่งซื้อ ราคา สต๊อก และสถานะส่งของให้ฝ่ายขายกับทีมปฏิบัติงานเห็นตรงกัน

    • ร้านอาหาร คาเฟ่ และฟาร์มคาเฟ่
    • ขายส่งและตัวแทนจำหน่าย
    • ขนส่ง คลังสินค้า และรถรับส่ง
  • ผลิต สต๊อก และติดตามล็อต

    เห็นวัตถุดิบ งานระหว่างผลิต ผลผลิตที่ได้ และของพร้อมส่งในลำดับเดียวกัน

    • โรงงานและผู้ผลิต
    • ฟาร์ม Packing และแปรรูปอาหาร
    • สวนทุเรียนและสวนผลไม้
    • โรงสีข้าวและโรงงานแปรรูปเกษตร
  • นัดหมาย บริการ และดูแลลูกค้า

    จัดคิว ห้อง พนักงาน ข้อมูลลูกค้า และเรื่องที่ต้องติดตามหลังให้บริการไว้ที่เดียว

    • สปา คลินิก และธุรกิจ Wellness
    • โรงแรม รีสอร์ต และที่พัก
    • บริษัทจัดหางานและ Agency
  • โครงการ ทรัพย์สิน และการติดตามดีล

    เห็นตั้งแต่ผู้สนใจ ใบเสนอราคา งานที่ต้องส่งต่อ สถานะหน้างาน ไปจนถึงเอกสารปิดงาน

    • รับเหมา ตกแต่ง และงานโครงการ
    • นายหน้าและ Agency อสังหาริมทรัพย์
    • อสังหาริมทรัพย์และบริหารทรัพย์สิน

ไม่เห็นธุรกิจของคุณก็ยังคุยได้ ผมดูจากวิธีทำงานจริงมากกว่าชื่อประเภทธุรกิจ

เล่าว่าตอนนี้ทำงานกันยังไง

เรื่องที่คนมักถามก่อนเริ่มจัดงานให้เป็นระบบ

มีข้อมูลอยู่ใน Excel อยู่แล้ว ย้ายมาเป็นระบบได้ไหม

ได้ครับ และเป็นจุดเริ่มที่ดีด้วย เพราะไฟล์ที่ใช้อยู่บอกได้เลยว่าธุรกิจทำงานยังไงจริง ผมขอไฟล์ตัวอย่างมาดูก่อน แล้ววางโครงระบบให้ตรงกับวิธีทำงานเดิม ย้ายข้อมูลเก่าเข้าไปให้ ไม่ต้องเริ่มกรอกใหม่ทั้งหมด

ทีมไม่ถนัดคอมพิวเตอร์ จะใช้ยากไหม

ออกแบบให้ใช้ง่ายตั้งแต่แรกครับ หน้าจอมีเท่าที่จำเป็น ปุ่มสำคัญอยู่ตรงที่มองเห็น และเรียงตามลำดับที่ทีมทำงานจริง ก่อนส่งมอบจะพาทีมลองใช้กับงานจริง พร้อมสรุปวิธีใช้ให้กลับมาเปิดดูได้

ยังไม่รู้ว่าต้องการระบบแบบไหน เริ่มยังไง

เริ่มจากคุยกันก่อนได้เลยครับ ไม่ต้องรู้คำตอบมาก่อน เล่าว่างานวันนี้ติดตรงไหนและใครทำอะไรบ้าง ผมช่วยเรียงให้ว่าควรทำอะไรก่อนหลัง บางเรื่องอาจยังไม่ต้องสร้างระบบก็แก้ได้

ทำเสร็จแล้วเพิ่มของใหม่ทีหลังได้ไหม

ได้ครับ ผมแยกงานเป็นส่วนให้ต่อยอดได้ตามสิ่งที่ธุรกิจใช้จริง จึงไม่จำเป็นต้องทำทุกอย่างพร้อมกัน หลังส่งมอบถ้ามีงานใหม่ค่อยประเมินและตกลงขอบเขตเพิ่มเป็นครั้ง ๆ ได้

อยากรู้ว่างานแบบนี้ใช้งบประมาณเท่าไร ดูว่ามีอะไรบ้างที่ทำให้งบต่างกัน

เล่าว่าทีมทำงานยังไงอยู่ ผมช่วยดูให้ว่าควรเริ่มตรงไหน

ไม่ต้องเตรียมสเปกมาก่อนครับ เล่าว่าวันนี้ใครทำอะไร ติดตรงไหนบ่อยที่สุด แค่นั้นก็พอให้เห็นภาพแล้ว